DPO có nhiệm vụ gì trong doanh nghiệp?
Sau khi được chỉ định, DPO không chỉ tư vấn về bảo vệ dữ liệu cá nhân mà còn tham gia xây dựng quy trình, đánh giá mức độ tuân thủ, quản trị rủi ro và phối hợp triển khai nhiều hoạt động trong doanh nghiệp. Nghị định số 356/2025/NĐ-CP quy định khá rõ nhiệm vụ của bộ phận và nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân, đồng thời yêu cầu quyền hạn của các chủ thể này phải được xác định trong văn bản chỉ định.
Nhiệm vụ của bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân
Theo khoản 1 Điều 14 Nghị định số 356/2025/NĐ-CP, bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân là đầu mối tổ chức và điều phối toàn bộ hoạt động bảo vệ dữ liệu trong cơ quan, tổ chức. Nhóm nhiệm vụ của bộ phận này không chỉ dừng ở việc xây dựng chính sách mà còn bao quát cả công tác tuân thủ, quản trị rủi ro, đào tạo và triển khai các biện pháp kỹ thuật. Cụ thể bao gồm:
- Tổ chức xây dựng chính sách, quy trình, quy định và biểu mẫu nhằm bảo đảm hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân phù hợp với quy định pháp luật;
- Xây dựng và triển khai cơ chế hỗ trợ chủ thể dữ liệu thực hiện các quyền theo quy định;
- Định kỳ đánh giá thực trạng tuân thủ thông qua báo cáo đánh giá mức độ thực hiện các nghĩa vụ pháp lý; từ đó đề xuất biện pháp nâng cao hiệu quả tuân thủ, phòng ngừa và kiểm soát rủi ro trong hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân;
- Lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới; tiếp nhận, báo cáo vi phạm về bảo vệ dữ liệu cá nhân và thực hiện các yêu cầu khác của cơ quan có thẩm quyền theo quy định;
- Xây dựng kế hoạch và triển khai hoạt động đào tạo, bồi dưỡng định kỳ về bảo vệ dữ liệu cá nhân trong cơ quan, tổ chức;
- Tổ chức thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo mật dữ liệu cá nhân, tiêu chuẩn, quy chuẩn bảo vệ dữ liệu cá nhân và kế hoạch ứng cứu khẩn cấp khi xảy ra sự cố;
- Nghiên cứu, tham mưu và đề xuất các quyết định liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Nhiệm vụ của nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân
Khác với bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân, nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân chủ yếu thực hiện vai trò tham mưu và trực tiếp tham gia triển khai các công việc chuyên môn. Theo khoản 2 Điều 14 Nghị định số 356/2025/NĐ-CP, người được chỉ định sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tham mưu xây dựng chính sách, quy trình, quy định và biểu mẫu để tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân;
- Tham gia triển khai việc thực hiện các quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân;
- Tham gia hoạt động đánh giá định kỳ về thực trạng tuân thủ pháp luật và đề xuất biện pháp nâng cao hiệu quả tuân thủ, phòng ngừa và kiểm soát rủi ro;
- Thực hiện lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới; tiếp nhận, báo cáo vi phạm và thực hiện các yêu cầu khác của cơ quan có thẩm quyền theo quy định;
- Tham gia các chương trình, khóa học bồi dưỡng về bảo vệ dữ liệu cá nhân;
- Tham gia thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo mật dữ liệu cá nhân, tiêu chuẩn, quy chuẩn bảo vệ dữ liệu cá nhân và kế hoạch ứng cứu khẩn cấp sự cố bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Có thể thấy, pháp luật phân định khá rõ vai trò giữa bộ phận và nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân. Trong khi bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức và điều phối ở cấp độ toàn cơ quan, tổ chức thì nhân sự được chỉ định tập trung vào vai trò tham mưu và trực tiếp triển khai công việc chuyên môn. Cách tiếp cận này giúp xác định rõ trách nhiệm của từng chủ thể và hạn chế sự chồng chéo trong quá trình thực hiện.
DPO có phải chịu trách nhiệm pháp lý cá nhân không?
Một trong những băn khoăn thường gặp là liệu DPO có phải chịu trách nhiệm pháp lý cá nhân nếu doanh nghiệp vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu hay không. Tuy nhiên, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định số 356/2025/NĐ-CP hiện không quy định DPO là chủ thể mặc nhiên phải chịu toàn bộ trách nhiệm pháp lý đối với mọi vi phạm của cơ quan, tổ chức. Trách nhiệm trước hết vẫn thuộc về cơ quan, tổ chức có nghĩa vụ tổ chức công tác bảo vệ dữ liệu và chỉ định nhân sự đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật.
Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa với việc DPO hoàn toàn không phải chịu trách nhiệm cá nhân. Trong từng vụ việc cụ thể, trách nhiệm có thể được xem xét trên cơ sở hành vi thực tế, lỗi, phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được giao cũng như các thỏa thuận hoặc hợp đồng đã ký kết. Vì vậy, doanh nghiệp nên quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm và cơ chế phối hợp của DPO ngay trong văn bản chỉ định hoặc hợp đồng để hạn chế tranh chấp và bảo đảm việc thực hiện nhiệm vụ được minh bạch, hiệu quả.
Doanh nghiệp nên triển khai DPO như thế nào?
Pháp luật cho phép cơ quan, tổ chức linh hoạt lựa chọn cách thức tổ chức lực lượng bảo vệ dữ liệu cá nhân thay vì áp dụng một mô hình duy nhất. Tùy vào quy mô hoạt động, phạm vi và mức độ phức tạp của việc xử lý dữ liệu, nguồn lực hiện có cũng như nhu cầu hỗ trợ trong dài hạn, doanh nghiệp có thể lựa chọn phát triển năng lực nội bộ, thuê chuyên gia hoặc sử dụng dịch vụ DPO theo mô hình thuê ngoài.
Đào tạo và phát triển DPO nội bộ
Đối với những doanh nghiệp đã có đội ngũ pháp chế, công nghệ thông tin, an ninh mạng, quản trị rủi ro hoặc kiểm soát tuân thủ, phát triển DPO nội bộ thường là phương án được cân nhắc đầu tiên. Thay vì tuyển mới một vị trí chuyên trách, doanh nghiệp có thể lựa chọn và đào tạo nhân sự hiện có để đáp ứng các điều kiện về trình độ, kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn theo quy định của pháp luật.
Lợi thế của mô hình này là nhận sự nội bộ thường đã hiểu rõ cơ cấu tổ chức, quy trình vận hành, hệ thống công nghệ và các hoạt động xử lý dữ liệu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để DPO nội bộ có thể thực hiện hiệu quả nhiệm vụ, doanh nghiệp cần đầu tư cho hoạt động đào tạo, đồng thời bố trí đủ thời gian, nguồn lực và quyền hạn phù hợp. Nếu chỉ giao thêm nhiệm vụ nhưng không điều chỉnh khối lượng công việc hoặc không trao đủ quyền hạn và cơ chế phối hợp, DPO nội bộ sẽ khó phát huy đúng vai trò trong thực tế.
Thuê chuyên gia hoặc DPO bên ngoài
Thuê chuyên gia hoặc cá nhân cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể phù hợp với doanh nghiệp chưa có nhân sự đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoặc chưa cần bố trí một vị trí DPO toàn thời gian. Mô hình này cũng có thể được lựa chọn khi doanh nghiệp cần hỗ trợ trong một phạm vi công việc cụ thể, chẳng hạn như đánh giá mức độ tuân thủ, xây dựng chính sách, lập hồ sơ đánh giá tác động hoặc rà soát rủi ro liên quan đến hoạt động xử lý dữ liệu.
Mô hình này giúp doanh nghiệp tiếp cận kiến thức và kinh nghiệm chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực như pháp lý, xử lý dữ liệu cá nhân, an ninh mạng, an ninh dữ liệu, quản trị rủi ro và kiểm soát tuân thủ. Tuy nhiên, để việc thuê ngoài mang lại hiệu quả, doanh nghiệp vẫn cần xây dựng cơ chế phối hợp, chia sẻ thông tin và xác định rõ phạm vi công việc, trách nhiệm cũng như nghĩa vụ bảo mật của các bên ngay từ đầu.
DPO as a Service
DPO as a Service là mô hình doanh nghiệp thuê một đơn vị chuyên môn thực hiện một phần hoặc toàn bộ các nhiệm vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân theo phạm vi đã thỏa thuận. Đây là hình thức thuê ngoài nhưng được triển khai bởi một đội ngũ chuyên gia thay vì chỉ một cá nhân.
Tùy theo nhu cầu của từng doanh nghiệp, dịch vụ có thể bao gồm nhiều hoạt động như tư vấn tuân thủ pháp luật, rà soát và quản trị dữ liệu, đánh giá rủi ro, xây dựng chính sách và quy trình, hỗ trợ lập hồ sơ đánh giá tác động, đào tạo nhân sự hoặc đồng hành trong quá trình triển khai và vận hành. So với việc thuê chuyên gia cho từng đầu việc riêng lẻ, mô hình này giúp doanh nghiệp tiếp cận đội ngũ có chuyên môn đa lĩnh vực và duy trì sự hỗ trợ xuyên suốt trong quá trình xây dựng cũng như cải tiến chương trình bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Lựa chọn mô hình phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp
Trên thực tế, doanh nghiệp không nhất thiết chỉ lựa chọn một mô hình duy nhất. Trong nhiều trường hợp, việc kết hợp giữa nhân sự nội bộ và chuyên gia hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể bố trí một nhân sự nội bộ làm đầu mối phụ trách, đồng thời thuê chuyên gia hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hỗ trợ các công việc chuyên sâu. Cách tiếp cận này vừa tận dụng được sự am hiểu về hoạt động nội bộ, vừa bổ sung nguồn lực và chuyên môn khi cần thiết.
Nếu doanh nghiệp đang trong quá trình xây dựng chương trình bảo vệ dữ liệu cá nhân, việc có sự đồng hành của đơn vị có chuyên môn sẽ giúp rút ngắn thời gian triển khai và hạn chế các sai sót trong quá trình tuân thủ. VNDS hiện cung cấp các chương trình đào tạo DPO, dịch vụ tư vấn và DPO as a Service nhằm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng năng lực bảo vệ dữ liệu phù hợp với quy mô và nhu cầu thực tế.
