Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức gắn với mã định danh cá nhân
Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 27/2026/NĐ-CP định về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức.
Nghị định có hiệu lực từ 1/7/2026, nêu rõ việc sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức. Theo đó, mỗi cán bộ, công chức, viên chức có một hồ sơ điện tử duy nhất, gắn với mã định danh cá nhân, và được sử dụng xuyên suốt trong toàn bộ quá trình quản lý, tra cứu, khai thác và sử dụng hồ sơ trên môi trường điện tử.
Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức được thu thập, cập nhật từ thông tin, dữ liệu do cán bộ, công chức, viên chức cung cấp; dữ liệu từ hoạt động nghiệp vụ quản lý, hoạt động số hóa, chuẩn hóa hồ sơ, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc từ hoạt động nghiệp vụ quản lý, hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức trên hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức.
Dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức trong Cơ sở dữ liệu quốc gia bao gồm những gì?
Theo Nghị định, Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức sẽ được sử dụng thay thế hồ sơ giấy.
Dữ liệu về cán bộ, công chức, viên chức trong Cơ sở dữ liệu quốc gia bao gồm: Dữ liệu thông tin cơ bản (danh tính, thành phần xuất thân, định danh cán bộ, công chức, viên chức); Dữ liệu về quan hệ gia đình; Dữ liệu lịch sử bản thân; Dữ liệu về tuyển dụng, bầu cử, bổ nhiệm, quy hoạch, điều động, luân chuyển, biệt phái, thôi việc, nghỉ hưu; Học vấn, trình độ chuyên môn, quá trình đào tạo và bồi dưỡng; Các dữ liệu về cơ quan, đơn vị công tác vị trí việc làm; chức danh, chức vụ; tiền lương cơ bản, phụ cấp; đánh giá, xếp loại; thi đua, khen thưởng; kỷ luật; thông tin về việc tham gia tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội hoặc dữ liệu về việc đã từng tham gia lực lượng vũ trang.
Nghị định 27/2026/NĐ-CP xác định rõ trách nhiệm của từng chủ thể trong việc cập nhật dữ liệu và hồ sơ điện tử. Theo đó, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thường xuyên cập nhật các thông tin, dữ liệu của cá nhân khi có phát sinh thay đổi vào hồ sơ điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác đối với thông tin, dữ liệu đã cập nhật.
Cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thường xuyên cập nhật các thông tin, dữ liệu của cán bộ, công chức, viên chức phát sinh từ nghiệp vụ quản lý vào hồ sơ điện tử và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia… trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ khi có thông tin phát sinh.”
Riêng các dữ liệu sinh ra từ hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức, Nghị định yêu cầu: Dữ liệu phải được hệ thống cập nhật vào hồ sơ điện tử và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia… chậm nhất 1 ngày sau khi quy trình xử lý nghiệp vụ được hoàn thành.
Đối với các dữ liệu liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức sinh ra do nghiệp vụ quản lý của các cơ quan, tổ chức khác, cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức phối hợp với cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin chứa các dữ liệu này định kỳ hằng tuần thực hiện đồng bộ dữ liệu để thu thập, đối chiếu, cập nhật vào hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức.
Trường hợp các cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin chưa hình thành hoặc chưa đáp ứng yêu cầu kết nối, cán bộ, công chức, viên chức hoặc cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức thực hiện cập nhật dữ liệu trực tiếp vào hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức.
Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức thuộc danh mục bí mật nhà nước
Đối với các dữ liệu, hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức thuộc danh mục bí mật nhà nước, cơ quan chủ quản Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức; cơ quan chủ quản hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm triển khai các giải pháp, biện pháp để bảo đảm bí mật khi quản lý, lưu trữ, truyền đưa, sử dụng trên môi trường điện tử theo quy định của pháp luật.
Việc sao lưu, trích xuất, quản lý, sử dụng dữ liệu, hồ sơ điện tử thuộc danh mục bí mật nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, pháp luật về cơ yếu.
Đây là bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu quốc gia về nhân sự khu vực công, giúp chuẩn hóa – minh bạch – liên thông dữ liệu nhân sự, giảm hồ sơ giấy và nâng cao hiệu quả quản trị Nhà nước. Cán bộ, công chức, viên chức cần nắm rõ để chủ động cập nhật và bảo vệ dữ liệu của chính mình.
